Неформализованными документами называются все документы, формат обмена которыми не утвержден законодательством, поэтому их оформление в электронном виде реализовано в системе в соответствии с Федеральным законом РФ от 06.04.2011 N 63-ФЗ«Об электронной подписи».
Создание
Форма создания неформализованного документа выглядит следующим образом:
При создании неформализованного документа окно создания документа можно увеличить во весь экран нажатием СОЗДАНИЕ НЕФОРМАЛИЗОВАННОГО ДОКУМЕНТА в левом верхнем углу.
Создание Неформализованного документа возможно двумя способами:
- ЗАГРУЗИТЬ ФАЙЛ неформализованного документа с компьютера.
- СОЗДАТЬ ДОКУМЕНТ в системе.
Неформализованные документы с Системе подразделяются на 2 вида:
- Односторонний документ — это документ, который подписывает только Отправитель: счет, информационное сообщение. Когда вы отправляете односторонний документ, подпись адресата не запрашивается.
- Двусторонний документ – это документ, который подписывают и Отправитель и Получатель: договор, соглашение. Отправляя двусторонний документ, система автоматически запрашивает подписание / отклонение от Получателя, без которого документооборот не будет завершен.
Для создания документа в системе заполните поля документа:
- Номер и дата документа.
- Заголовок.
В поле укажите текст, который в шапке вашего документа указан после номера и даты, к примеру: на разработку объекта права интеллектуальной собственности. - Получатель.
При заполнении поля начните вводить название компании или ИНН и система предложить все варианты компаний которые активированы у вас в качестве клиентов корпоративной сети. - Вид документа.
Укажите односторонний или двусторонний документ вы создаете, от этого зависит возможность подписания второй стороной. - Тип документа.
Укажите тип документа, введите название самого документа, к примеру: Договор. - Кнопка «Загрузить файл» позволяет загружать файлы в любом формате объемом не более 30 Мб.
- Кнопка «Создание документа» открывает форму для ввода текста.
- Кнопка «Сохранить» для сохранения документа в папке Черновики.
- Кнопка «Закрыть» для закрытия создаваемого документа без сохранения.
- Созданный документ сохраняется в папке Документы.Черновики.
Просмотр
На странице просмотра документа вы можете:
- просмотреть статус документооборота с помощью блока визуализации;
- просмотреть Отправителя и Получателя документа;
- Подписать и Отправить документ;
- распечатать, скачать или перейти к редактированию этого документа;
- закрыть окно с переходом на страницу Документы.Входящие;
- просмотреть печатную форму документа.
Подписание и отправка документов
Для подписания и отправки неформализованного документа получателю нажмите «Подписать и отправить», система запросит подтверждение отправки. Обработав запрос, документ, подписанный электронной подписью, поступит Получателю.
Статус документооборота отобразится как Ожидание подписания (для двустороннего документа)/Ожидание извещения о получении (для одностороннего документа).
Вместо кнопки «Подписать и отправить» вы можете просмотреть сертификат электронной подписи, которой был подписан документ.
Для изменения статуса документооборота по неформализованному документу на Документооборот завершен / Документ отклонен, необходимо чтобы Получатель принял / отклонил документ.
Документ с завершенным состоянием документооборота, будь то Документооборот завершен или Документ отклонен можно отправить «В архив». Документ будет перенесен в папку Документы.Архив. Документы из этой папки невозможно вернуть в исходную папку.
