Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это электронный аналог традиционной бумажной доверенности, предназначенный для подтверждения полномочий представителя организации (сотрудника или третьего лица) на совершение юридически значимых действий от имени компании в электронной среде.
Главная цель машиночитаемой доверенности (МЧД) — обеспечить прозрачность и безопасность электронного документооборота в организациях.
Зачем нужна МЧД?
- МЧД соответствует требованиям Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи», согласно которому с 1 сентября 2024 года для подписания электронных документов от имени организации сотрудники могут использовать только сертификаты электронной подписи физических лиц при наличии МЧД.
- МЧД позволяет отказаться от использования бумажных доверенностей, сокращает время на оформление и согласование документов, а также повышает надежность электронного взаимодействия.
- МЧД обеспечивает высокий уровень безопасности электронных документов, так как позволяет однозначно идентифицировать полномочия подписанта и предотвращает подделки.
Преимущества МЧД:
- МЧД может использоваться для оформления различных видов полномочий, таких как участие в электронных торгах, подписание договоров, представление интересов организации в государственных органах и т.д.
- Для создания и проверки МЧД могут использоваться специализированные программные продукты и сервисы, что делает процесс максимально удобным для пользователей.
- МЧД позволяет четко определить круг полномочий каждого сотрудника, что минимизирует риски несанкционированных действий.
- Отпадает необходимость в дубликатах электронных подписей руководителей и бумажных доверенностях.
- МЧД легко интегрируется с различными информационными системами, обеспечивая бесшовный электронный документооборот.
- МЧД полностью соответствует новым требованиям законодательства в сфере электронного документооборота.
Почему МЧД необходима?
Ранее для подписания электронных документов использовались электронные подписи юридического лица или дубликаты подписей руководителей. Эти методы были небезопасны и не предоставляли достаточной информации о полномочиях сотрудника. МЧД решает эти проблемы, обеспечивая надежную защиту электронного документооборота.
Обязательные элементы МЧД:
Приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 857 установлены единые требования к содержанию машиночитаемых доверенностей (МЧД). МЧД выдаваемая юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, должна содержать обязательные сведения:
Информация о сторонах:
- Доверитель — ФИО, ИНН, СНИЛС, адрес регистрации и фактического проживания, контактные данные, реквизиты документа, удостоверяющего личность.
- Представитель — ФИО, ИНН, СНИЛС, реквизиты документа, удостоверяющего личность, контактные данные.
Содержание полномочий:
- Перечень полномочий — конкретный перечень действий, которые доверенное лицо вправе совершать от имени доверителя (например, подписание договоров, представление интересов в государственных органах).
- Сфера полномочий — описание области, в которой доверенное лицо может действовать (например, финансовые вопросы, кадровые вопросы).
- Ограничения полномочий — указание на действия, которые доверенному лицу запрещено совершать.
В сервисе АйтиКом Доверенности присутствует уникальная функция, которая помогает выбирать правильные полномочий для той или иной информационной системы. При создании МЧД достаточно воспользоваться «Навигатором полномочий», чтобы посмотреть, какие полномочия необходимы для определенной ИС.
Срок действия:
- Дата начала действия — дата, с которой доверенность вступает в силу.
- Дата окончания действия — дата, до которой доверенность действительна, или указание на бессрочный характер доверенности.
Юридические основания и условия:
- Нормативные основания — ссылка на законодательные акты, регулирующие выдачу доверенностей.
- Условия аннулирования — условия, при которых доверенность может быть досрочно прекращена (например, по инициативе доверителя).
Подписание и электронная подпись:
- Электронная подпись доверителя — документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью доверителя.
- Проверка подлинности — возможность проверки подлинности доверенности информационные системы.
Формальные реквизиты:
- Дата составления — точная дата создания документа.
- Уникальный идентификатор — номер или иной уникальный код для идентификации доверенности.
- Формат данных — МЧД должна быть представлена в стандартизированном электронном формате (XML), позволяющем автоматическую обработку и проверку данных.
Какие форматы МЧД существуют?
5.01 — используется налоговыми органами. Обеспечивает передачу информации о доверенностях, необходимых для выполнения налоговых обязательств.
5.02 — расширенный вариант предыдущего, позволяющий создавать групповые доверенности или передавать права по доверенности третьим лицам. Данный формат удобен для организаций, работающих с большим количеством контрагентов.
002 — базовая форма для контрагентов. Она используется для оформления доверенностей, которые не требуют дополнительных условий и могут быть применены в большинстве стандартных ситуаций;
003 — единая форма, ФНС России разработала его совместно с Минцифры, Федеральным казначейством, Банком России и Федеральной нотариальной палатой. Применяется контрагентами, и государственными органами. Этот формат обеспечивает универсальность в документообороте, позволяя использовать одну и ту же форму для различных целей;
СФР — формат для системы электронного документооборота и портала Социального фонда России. Он разработан с учетом специфических требований данного учреждения и обеспечивает соответствие необходимым стандартам;
ГИС МДЛП — возможность выпуска МЧД только на ресурсе Мониторинг Движения Лекарственных Препаратов;
ГИС Торги — формируются только у них в сервисе;
ЕИС — Все доверенности, которые используют для участия в закупках, формируются в соответствии с единым форматом Минцифры создаются и хранятся в реестре доверенностей ЕИС;
Госуслуги — МЧД, полученная через Госуслуги, применима только на портале Госуслуг, а интеграция с распределённым реестром ФНС отсутствует.
| Отличие форматов 002 и 003 | ||
| Формат Полномочия | 002 | 003 |
| Форма | В свободной форме или кодом из классификатора. Используются только коды B2B-полномочий. | В свободной форме или кодом из классификатора. Можно вписывать коды полномочий для госорганов (B2G) и для контрагентов (B2B). |
| Количество символов | До 1 тысячи символов. | До 10 тысяч символов. |
| Возможность передоверия | Есть, передоверие через нотариуса невозможно. Передоверить полномочия может только руководитель компании или филиала. | Все сценарии передоверия по Гражданскому кодексу РФ. Возможно передоверие через нотариуса, с полномочиями в свободной форме. |
Основные понятия для МЧД:
Доверитель – физическое или юридическое лицо, наделяющее полномочиями другое лицо (представителя) для совершения определенных действий от своего имени. Доверителем может быть:
- Руководитель организации, являющийся единоличным исполнительным органом.
- Индивидуальный предприниматель.
- Физическое лицо.
Представитель — физическое или юридическое лицо, которому доверитель делегирует свои полномочия. Представитель действует от имени и по поручению доверителя в рамках предоставленных ему полномочий. Представителем может быть:
- Сотрудник организации.
- Другое уполномоченное физическое или юридическое лицо.
Блокчейн — распределенная база данных, хранящая информацию о всех совершенных транзакциях в виде последовательной цепочки блоков. Каждый блок содержит набор транзакций и связан с предыдущим блоком, обеспечивая неизменяемость и прозрачность данных.
Распределенный реестр — база данных, построенная на технологии блокчейн, используемая для регистрации доверенностей и предоставления информации о них. Распределенный реестр обеспечивает безопасность, прозрачность и доступность данных.
Блокчейн-хранилище МЧД — реализованный в рамках цифровой платформы распределенного реестра (ЦПРР) ФНС России проект, представляющий собой специализированное хранилище для машиночитаемых доверенностей. Он обеспечивает централизованную систему хранения, управления и проверки подлинности МЧД.
Как сформировать МЧД?
Для создания МЧД руководитель организации или ИП использует специальное программное обеспечение, чтобы сформировать электронную доверенность в формате XML. Этот документ затем подписывается квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя. УКЭП – это особый вид электронной подписи, который позволяет однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
Где хранить МЧД?
Согласно Постановлениям Правительства РФ №223 и №224 от 21.02.2022, машиночитаемые доверенности (МЧД) могут храниться в следующих информационных системах:
- Системы операторов электронного документооборота (ЭДО)
- Информационные системы Федеральной налоговой службы (ФНС), Федерального фонда социального страхования (ФСС)
- Системы аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ)
- Системы удостоверяющих центров Казначейства, Центрального банка, ФНС
- Системы, используемые для подписания документов электронной подписью
Как отправить МЧД?
Существует два способа отправки машиночитаемой доверенности (МЧД):
- Приложить файл МЧД — Отправить доверенность вместе с другими документами.
- Указать номер МЧД — Получатель сможет самостоятельно проверить информацию по номеру. Если доверенность зарегистрирована в ФНС, для этого необходимо сообщить ее номер.
Что можно проверить по МЧД?
Получатель машиночитаемой доверенности (МЧД) может проверить ряд важных сведений, которые подтверждают полномочия представителя организации.
Какую информацию можно проверить?
- Срок действия — Дату начала и окончания действия доверенности. Это позволяет убедиться, что документ не утратил своей юридической силы.
- Достоверность — Проверить, соответствует ли информация в МЧД данным из государственных реестров (например, ФНС). Это помогает подтвердить принадлежность физического лица к указанной организации.
- Полномочия — Определить, какими полномочиями наделен представитель согласно доверенности. Это включает в себя перечень действий, которые он может совершать от имени организации.
- Электронная подпись — Убедиться в подлинности электронной подписи руководителя организации, которая удостоверяет факт выдачи доверенности.
- Статус в системе хранения — Некоторые системы хранения МЧД позволяют отслеживать статус документа (действует, отозвана и т.д.).
- Соответствие формату — Проверить соответствие МЧД утвержденному формату, что гарантирует ее машиночитаемость и возможность автоматической обработки данных.
Кому нужна проверка машиночитаемой доверенности (МЧД)?
- Государственным органам — Для соблюдения законодательства и защиты данных при взаимодействии с гражданами и организациями.
- Компаниям — Для контроля полномочий сотрудников и партнеров при проведении различных операций.
- Физическим лицам — Для подтверждения полномочий представителей при решении юридических и финансовых вопросов.
- Банкам и финансовым учреждениям — Для обеспечения безопасности финансовых операций и предотвращения мошенничества.
Проверка МЧД позволяет:
- Подтвердить подлинность документа — убедиться, что доверенность не подделана и не отозвана.
- Определить полномочия представителя — узнать, какие действия может совершать доверенное лицо.
- Проверить актуальность документа — убедиться, что доверенность не истекла и не потеряла своей юридической силы.
- Обеспечить безопасность сделок — защитить от мошеннических действий и минимизировать риски при заключении договоров.
Проверить МЧД можно — В личном кабинете сервиса управления МЧД АйтиКом существует раздел «Проверка доверенности». В котором по указанному уникальному номеру МЧД можно узнать дату начала, дату окончания доверенности и ее статус в распределительном центре ФНС, а дополняя запрос ИНН доверителя – получить перечень полномочий или архив МЧД.
Как отозвать и аннулировать МЧД
Машиночитаемая доверенность (МЧД) может быть отозвана по нескольким основаниям:
- Отзыв доверителя — доверитель имеет право в любое время отменить выданную им доверенность без указания причин.
- Истечение срока действия — по окончании указанного в доверенности срока она становится недействительной.
- Смерть доверителя или представителя — кончина любой из сторон автоматически прекращает действие доверенности.
- Признание доверителя или представителя недееспособным — судебное решение о недееспособности одной из сторон влечет за собой аннулирование доверенности.
- Ликвидация юридического лица — в случае ликвидации организации, выдавшей доверенность, она теряет силу.
- Отказ представителя от полномочий — добровольный отказ представителя от исполнения своих обязанностей приводит к прекращению действия доверенности.
- Изменение обстоятельств — существенное изменение обстоятельств, на основании которых была выдана доверенность, может послужить основанием для ее отмены.
- Признание доверенности недействительной — уд может признать доверенность недействительной, если при ее оформлении были допущены нарушения закона.
